Fonte inesauribile di visibilità sul mercato e sul mondo i social-media consentono a chiunque di veicolare informazioni e comunicare qualunque aspetto della vita sociale, personale e professionale.

Purtroppo però un utilizzo scorretto e indisciplinato degli stessi social media dal parte di utenti e dipendenti può avere enormi potenzialità lesive. Ecco perché si decide di adottare le cd. social media policy comunemente intese come quell’insieme di norme di comportamento finalizzate a disciplinare una serie di aspetti, anche legali, collegati all’utilizzo dei siti web e dei c.d. “Social Network Site”, ovvero siti che tendono a condividere informazioni e far sviluppare contatti sociali al proprio interno (Facebook, Twitter, Linkedin, MySpace, Instagram, ecc.). Il fine ultimo della policy è tutelarsi da eventuali problemi di comunicazione sui social regolando la relazione – mediata – dai social, tra l’azienda e i suoi dipendenti (social media policy interna) e/o tra l’azienda e i suoi utenti (social media policy esterna). Comunemente le policy esterne, sono rivolte agli utenti e servono ad indicare le finalità dell’azienda sul social, la tipologia di contenuti pubblicati, i comportamenti non accettati, gli   atteggiamenti offensivi, il tutto corredato dall’informativa sulla riservatezza dei dati personali e l’indicazione dei contatti a cui rivolgersi in caso di abusi e violazioni. La social media policy interna è, invece, indirizzata ai dipendenti e fornisce indicazioni in merito a come deve essere gestita la presenza social dell’azienda (pagina Facebook, Linkedin, Twitter, ecc),  all’uso dell’account aziendale e personale e, in generale, alla presenza sul web del lavoratore. Un codice di comportamento, dunque,  la cui violazione non deve restare priva di conseguenze anche sul piano disciplinare.

Ma quali sono le regole da seguire e le cautele da adottare per rendere queste policy operative, vincolanti e, soprattutto, idonee allo scopo? Nessuna fonte legale ne stabilisce i contenuti minimi, ma ciò che non deve mancare è l’esatta individuazione della sua finalità, delle condotte lecite ed illecite e, soprattutto, l’indicazione dettagliata di quali saranno le conseguenze in ipotesi di violazione, restando sempre nel campo di applicazione dell’art. 7, L. 300/1970 e delle previsioni del CCNL.

Diffidare dai modelli la prima regola da invocare a gran voce. Ogni policy deve essere predisposta ad hoc e con specifico riferimento all’attività aziendale, all’organizzazione del lavoro, armonizzando il suo contenuto con quello eventualmente previsto in altre policy/regolamenti aziendali o di gruppo.

Quali siano i social oggetto della policy, quali siano i contenuti che i dipendenti possono rendere pubblici e quali invece debbano essere considerati “post vietati” non è sempre facile da valutare e tutto dipenderà dai principi che governano l’azienda. Nell’era del digitale (questa definizione sembra già storia) occorrerà fare una scelta di campo: incentivare o disincentivare i dipendenti all’uso dei social? Da qui la predisposizione di regole idonee a soddisfare le esigenze: si dovrà valutare se aprire le porte al web con regole semplici e di buon senso (“proteggi le informazioni, sii aperto e trasparente, rispetta le leggi, segui il codice di condotta, sii responsabile, sii gentile, divertiti e fai rete”. Così recitano alcune policy di multinazionali particolarmente social) o disincentivare l’uso del web con rigorose previsioni e pesantissime sanzioni in caso di violazione.

La prima finalità di una policy è, ovviamente, quella di essere letta e compresa: è necessario  dunque, adottare uno stile chiaro, limpido e, soprattutto, coerente con il linguaggio aziendale. Per renderla comprensibile, è opportuno individuare quali possono essere le informazioni aziendali condivisibili sui social, fornire un esempio sui contenuti che, per contro, necessitano di approvazione prima di essere pubblicati, suggerire il linguaggio da adottare e spiegare chiaramente in che modo il logo aziendale, altri contenuti relativi al brand o il nome dell’azienda possono essere utilizzati.

Non esiste una policy destinata ad operare per sempre. Il web è in continua evoluzione. Occorre, quindi, dedicare all’aggiornamento del suo testo grande cura e attenzione individuando un social media manager aziendale in grado di monitorare il web, verificare il corretto uso del brand, delle informazioni veicolate dai dipendenti e dagli utenti, aggiornando, in relazione all’evolversi del mondo social,  il contenuto della policy. A questo controller, il manager, dovrà anche essere assegnato il compito di segnalare alle funzioni aziendali preposte eventuali abusi e violazioni di legge per ottenere la protezione prevista dagli amministratori del social network site.